Xây dựng nội quy lao động, đăng ký nội quy, và thỏa ước lao động tập thể.

Trong quản trị nhân sự và tuân thủ pháp luật doanh nghiệp, nội quy lao động và thỏa ước lao động tập thể là hai văn bản pháp lý nền tảng điều chỉnh quan hệ lao động tại cơ sở. Việc xây dựng và áp dụng đúng quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì kỷ luật, ổn định sản xuất mà còn hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý và tranh chấp lao động.

1. Xây Dựng Nội Quy Lao Động Theo Bộ Luật Lao Động 2019

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định các quy tắc xử sự, trật tự, kỷ luật lao động mà người lao động có nghĩa vụ chấp hành khi làm việc tại doanh nghiệp.

1.1. Trách nhiệm ban hành nội quy lao động

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019:

• Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động.

• Nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động bắt buộc phải bằng văn bản.

• Trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động, người sử dụng lao động không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

1.2. Nội dung bắt buộc của nội quy lao động bằng văn bản

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan, bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

1. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Quy định giờ làm việc bình thường, ca làm việc, thời giờ nghỉ giải lao, nghỉ chuyển ca, ngày nghỉ hằng tuần, nghỉ lễ, tết, nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, làm thêm giờ.

2. Trật tự tại nơi làm việc: Phạm vi làm việc, quy tắc ứng xử, trang phục, việc tuân thủ phân công điều động của người sử dụng lao động.

3. An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: Trách nhiệm chấp hành quy định, quy trình, biện pháp bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; trang cấp và sử dụng phương tiện bảo vệ cá nhân.

4. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc: Trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc theo quy định tại Điều 85 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

5. Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, công nghệ, sở hữu trí tuệ: Danh mục tài sản, bí mật cần bảo mật; trách nhiệm và biện pháp bảo vệ.

6. Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: Quy định các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh đột xuất theo quy định tại Khoản 1 Điều 29 Bộ luật Lao động 2019.

7. Hành vi vi phạm kỷ luật lao động và các hình thức xử lý kỷ luật: Liệt kê cụ thể hành vi vi phạm tương ứng với 04 hình thức xử lý kỷ luật lao động (khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; cách chức; sa thải).

8. Trách nhiệm vật chất: Các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng, làm mất dụng cụ, thiết bị hoặc làm mất tài sản; mức bồi thường và phương thức bồi thường.

9. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: Quy định cụ thể chức danh có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động theo quy định pháp luật.

1.3. Trình tự tham khảo ý kiến trước khi ban hành

Theo Khoản 3 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở).

Sau khi ban hành, nội quy lao động phải được thông báo đến từng người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc (Khoản 4 Điều 118).

2. Thủ Tục Đăng Ký Nội Quy Lao Động

Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

2.1. Thẩm quyền và thời hạn thực hiện

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019:

• Thời hạn: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký.

• Cơ quan tiếp nhận: Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội) hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (khi được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền).

2.2. Thành phần hồ sơ đăng ký

Căn cứ theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019, hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm có:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.

• Nội quy lao động.

• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở).  

• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).  

2.3. Thời gian xử lý và hiệu lực thi hành

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 119 và Điều 121 Bộ luật Lao động 2019:

• Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, nếu nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

• Hiệu lực thi hành: Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký (trừ trường hợp cơ quan tiếp nhận có thông báo sửa đổi, bổ sung).

  
  

3. Quy Trình Thương Lượng Và Ký Kết Thỏa Ước Lao Động Tập Thể

Khác với nội quy lao động (văn bản đơn phương từ người sử dụng lao động), thỏa ước lao động tập thể là văn bản thỏa thuận đạt được thông qua thương lượng tập thể.

3.1. Bản chất của Thỏa ước lao động tập thể

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 75 Bộ luật Lao động 2019:

Thỏa ước lao động tập thể là thỏa thuận đạt được thông qua thương lượng tập thể và được các bên ký kết bằng văn bản.  

Thỏa ước lao động tập thể bao gồm:  

• Thỏa ước lao động tập thể doanh nghiệp.  

• Thỏa ước lao động tập thể ngành.  

• Thỏa ước lao động tập thể có nhiều doanh nghiệp.

• Các thỏa ước lao động tập thể khác theo quy định.

Nội dung thỏa ước lao động tập thể không được trái với quy định của pháp luật và khuyến khích có lợi hơn cho người lao động so với quy định của luật (về tiền lương, thưởng, thời giờ làm việc, phúc lợi, bảo đảm việc làm).

3.2. Quy trình lấy ý kiến và ký kết thỏa ước

Căn cứ theo Điều 76 Bộ luật Lao động 2019, việc ký kết thỏa ước lao động tập thể doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các bước sau:

• Bước 1: Lấy ý kiến biểu quyết về dự thảo

  Dự thảo thỏa ước lao động tập thể đã được các bên thương lượng phải được lấy ý kiến của toàn bộ người lao động trong doanh nghiệp.

• Bước 2: Điều kiện biểu quyết thông qua

  Thỏa ước lao động tập thể doanh nghiệp chỉ được ký kết khi có trên 50% số người lao động của doanh nghiệp biểu quyết tán thành.

• Bước 3: Đại diện ký kết

  Thỏa ước được ký kết bởi người đại diện hợp pháp của các bên thương lượng:

  • Bên người sử dụng lao động: Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp.

  • Bên tập thể lao động: Người đứng đầu tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

3.3. Gửi thỏa ước và hiệu lực thi hành

• Trách nhiệm gửi cơ quan nhà nước (Điều 77): Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký kết, người sử dụng lao động phải gửi 01 bản thỏa ước lao động tập thể đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính.

• Thông báo cho người lao động: Sau khi ký kết, người sử dụng lao động phải thông báo cho toàn bộ người lao động của mình biết.

• Ngày có hiệu lực (Điều 78): Ngày có hiệu lực của thỏa ước do các bên thỏa thuận và ghi rõ trong thỏa ước. Trường hợp các bên không có thỏa thuận thì thỏa ước có hiệu lực kể từ ngày ký kết.

  
  

4. Phân Biệt Nội Quy Lao Động Và Thỏa Ước Lao Động Tập Thể

Tiêu chí	Nội quy lao động	Thỏa ước lao động tập thể
Căn cứ pháp lý	Điều 118 – Điều 121 BLLĐ 2019	Điều 75 – Điều 79 BLLĐ 2019
Bản chất pháp lý	Văn bản quy phạm nội bộ do người sử dụng lao động ban hành mang tính mệnh lệnh quản lý.	Văn bản thỏa thuận bình đẳng, tự nguyện đạt được thông qua thương lượng tập thể.
Tính bắt buộc	Bắt buộc bằng văn bản nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên.	Không bắt buộc, phụ thuộc vào nhu cầu và sự đồng thuận của hai bên.
Quy trình thông qua	Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành.	Phải lấy ý kiến và có trên 50% người lao động biểu quyết tán thành mới được ký.
Thủ tục hành chính	Phải đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động để phát sinh hiệu lực.	Chỉ thực hiện thủ tục gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động (không phải thủ tục phê duyệt).
Thời điểm có hiệu lực	Sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký hợp lệ.	Theo thỏa thuận của các bên ghi trong thỏa ước, hoặc kể từ ngày ký kết.

5. Những Lưu Ý Pháp Lý Quan Trọng Cho Doanh Nghiệp

1. Thứ tự ưu tiên áp dụng quy chuẩn:

   Theo quy định tại Điều 79 Bộ luật Lao động 2019, trường hợp quyền, nghĩa vụ và lợi ích của các bên trong hợp đồng lao động hoặc nội quy lao động quy định thấp hơn so với thỏa ước lao động tập thể thì phải thực hiện theo thỏa ước lao động tập thể. Quy định nội bộ phải được sửa đổi cho phù hợp.

2. Không áp dụng các chế tài ngoài luật:

   Người sử dụng lao động tuyệt đối không được quy định các hình thức kỷ luật lao động không được pháp luật công nhận, không được dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động (căn cứ Điều 127 Bộ luật Lao động 2019).

3. Thời hạn thỏa ước:

   Thỏa ước lao động tập thể có thời hạn từ 01 năm đến 03 năm theo sự thỏa thuận của các bên (Khoản 1 Điều 78). Doanh nghiệp cần chủ động lên kế hoạch thương lượng lại trước khi thỏa ước hết hạn.

   
   

Kết Luận

Việc nắm rõ và triển khai đúng các quy định về nội quy lao động và thỏa ước lao động tập thể theo Bộ luật Lao động 2019 giúp doanh nghiệp thiết lập hành lang pháp lý minh bạch, đảm bảo quyền lợi chính đáng cho người lao động, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp và tính tuân thủ pháp luật trong quan hệ lao động.