Cách Xác Định Chi Phí Được Trừ Và Không Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN
1. Cơ Sở Pháp Lý Hiện Hành (Cập Nhật Năm 2025 - 2026)
Để xác định chính xác các khoản chi phí khi tính thuế, doanh nghiệp cần căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật sau:
Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được Quốc hội thông qua ngày 14/06/2025, có hiệu lực từ ngày 01/10/2025).
Nghị định số 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế TNDN 2025.
Các Thông tư hướng dẫn đi kèm của Bộ Tài chính về hóa đơn, chứng từ và quản lý thuế.
Việc nắm bắt và áp dụng đúng các văn bản này là cơ sở duy nhất để bảo vệ chi phí của doanh nghiệp trước các kỳ thanh tra, kiểm tra.
2. Nguyên Tắc Chung Xác Định Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau đây:
2.1. Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động SXKD
Tất cả các khoản chi phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh nhằm tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp. Pháp luật hiện hành cũng mở rộng cho phép tính vào chi phí được trừ đối với các khoản chi phí bổ sung theo tỷ lệ phần trăm liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển (R&D) của doanh nghiệp.
2.2. Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp
Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật hiện hành. Nếu chi phí phát sinh nhưng không có hóa đơn hợp lệ hoặc là hóa đơn bất hợp pháp thì sẽ bị xuất toán ngay lập tức.
2.3. Điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt (Điểm mới quan trọng)
Đây là thay đổi lớn nhất mà các kế toán và chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm. So với quy định cũ (yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt cho hóa đơn từ 20 triệu đồng), pháp luật mới yêu cầu các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (bao gồm cả thuế GTGT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được ghi nhận là chi phí được trừ.
3. Các Khoản Chi Phí Được Trừ Nổi Bật Theo Luật Thuế TNDN 2025
Bên cạnh các chi phí truyền thống (như nguyên vật liệu, tiền lương, khấu hao tài sản cố định), Điểm b Khoản 1 Điều 9 Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 đã bổ sung và làm rõ nhiều hạng mục chi phí mới mang tính khuyến khích, bao gồm:
Chi phí bảo vệ môi trường và chuyển đổi xanh: Các khoản chi liên quan đến việc giảm phát thải khí nhà kính nhằm trung hòa carbon (Net Zero), giảm ô nhiễm môi trường gắn liền với hoạt động kinh doanh.
Chi phí đổi mới sáng tạo: Khoản chi cho nghiên cứu khoa học (R&D), phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trong doanh nghiệp.
Chi phí giáo dục & y tế: Các khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa; khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh, xây dựng nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa cho các đối tượng chính sách.
Chi phí giáo dục nghề nghiệp: Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nâng cao tay nghề cho người lao động.
Khoản chi phòng, chống HIV/AIDS: Chi phí thực tế cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc của doanh nghiệp.
4. Các Khoản Chi Phí Không Được Trừ Khi Quyết Toán Thuế TNDN
Để tránh bị truy thu thuế và chịu phạt vi phạm, doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ lưỡng các khoản mục quy định tại Khoản 2 Điều 9 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 và Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Dưới đây là các khoản chi phí không được trừ phổ biến nhất:
4.1. Chi phí không đáp ứng các điều kiện chung
Bất kỳ chi phí nào thiếu hóa đơn, chứng từ hợp lệ, không liên quan đến sản xuất kinh doanh hoặc vi phạm hạn mức thanh toán tiền mặt (trên 05 triệu đồng không chuyển khoản) đều bị loại bỏ.
4.2. Tiền phạt vi phạm hành chính
Mọi khoản tiền phạt do vi phạm giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, và đặc biệt là vi phạm pháp luật về thuế (bao gồm tiền chậm nộp thuế) đều không được hạch toán vào chi phí hợp lý.
4.3. Các khoản chi phí bị khống chế định mức
Khấu hao tài sản cố định vượt mức: Đối với xe ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (không kinh doanh vận tải, du lịch), phần khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt 1,6 tỷ đồng sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
Chi trả lãi tiền vay: Phần chi trả lãi vay vượt mức trần hoặc vượt định mức giao dịch liên kết theo quy định của Chính phủ; phần lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn đều không được trừ.
4.4. Chi phí lương, thưởng không hợp lệ
Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ; hoặc thù lao cho sáng lập viên không tham gia điều hành.
Khoản chi tiền lương, tiền thưởng (như thưởng sáng kiến) nhưng không chi trả thực tế, hoặc không được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động, quy chế tài chính của doanh nghiệp.
4.5. Chi ủng hộ, tài trợ sai quy định
Các khoản chi ủng hộ địa phương, chi ủng hộ các đoàn thể, tổ chức xã hội hay chi từ thiện nói chung (không thuộc các chương trình tài trợ giáo dục, y tế, nhà tình nghĩa theo diện quy định của nhà nước) sẽ không được tính là chi phí hợp lệ.
4.6. Các khoản chi khác
Chi phí liên quan trực tiếp đến việc phát hành cổ phiếu, trả cổ tức, hoặc mua bán cổ phiếu quỹ.
Thuế giá trị gia tăng đầu vào đã được khấu trừ, thuế thu nhập doanh nghiệp, và một số loại thuế, phí khác.
Các khoản chi đã được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác (ví dụ: chi từ quỹ phát triển khoa học công nghệ của doanh nghiệp).
5. Lưu Ý Dành Cho Doanh Nghiệp (Theo Chuẩn Mực Thuế Mới Nhất)
Với việc áp dụng Luật Thuế TNDN 2025, ranh giới giữa chi phí được trừ và không được trừ ngày càng được quản lý chặt chẽ thông qua các quy định số hóa và siết chặt thanh toán. Để bảo vệ lợi ích hợp pháp của mình, doanh nghiệp cần:
Cập nhật quy chế nội bộ: Ngay lập tức điều chỉnh quy chế tài chính, quy chế lương thưởng của công ty cho phù hợp với Luật mới để hợp lý hóa các khoản chi phúc lợi, tiền công, tiền lương.
Kiểm soát thanh toán: Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ nghiêm ngặt, đảm bảo 100% các hóa đơn mua hàng từ 05 triệu đồng trở lên phải được thanh toán qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
Hạch toán minh bạch: Cần thiết lập đầy đủ hồ sơ đề án, quyết định phê duyệt của ban giám đốc để đảm bảo chi phí được cơ quan thuế chấp thuận.
6. Kết Luận
Việc xác định đúng chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng pháp luật mà còn là giải pháp quản trị rủi ro tài chính hiệu quả. Kể từ khi Luật số 67/2025/QH15 đi vào thực tiễn, đòi hỏi sự cẩn trọng và tính tuân thủ pháp luật rất cao từ đội ngũ Kế toán trưởng và Ban Giám đốc.
Luôn lưu trữ chứng từ đầy đủ, theo dõi sát sao hạn mức khống chế, và liên tục cập nhật các nghị định thi hành là kim chỉ nam để các doanh nghiệp vượt qua mọi kỳ thanh tra thuế một cách suôn sẻ và tối ưu.
Bình luận